Les administrateurs et les administratrices doivent se partager les tâches de l'association des locataires. Chacun et chacune doit trouver sa place et faire une tâche qui lui convient. Les tâches sont partagées selon les talents et les intérêts de chaque personne. Certaines personnes sont habiles dans l'organisation d'activités, d'autres dans la décoration ou le jardinage, alors que d'autres dans la représentation et la défense des droits. Le président ou la présidente ne doit pas tout prendre sur son dos mais plutôt voir à distribuer les différents rôles entre les membres de son CA et ensuite voir à les encourager.
La présidence
C'est un peu le chef d'orchestre d'une association de locataires : la présidence voit à ce que chaque membre travaille en harmonie avec les autres. Elle exerce son leadership sans imposer son autorité.
Les principales responsabilités:
- Agir comme porte-parole officiel de l'association auprès des autres organisations.
- Présider les assemblées générales et les réunions du CA.
- Signer tous les documents officiels de l'association.
- S'assurer que le CA tient compte des objectifs fixés par les membres en assemblée générale.
La vice-présidence
La vice-présidence collabore étroitement avec la présidence. Comme elle doit être en mesure d'exercer les mêmes fonctions que la présidence en tout temps, elle doit donc développer les mêmes aptitudes et se tenir au courant des affaires de l'association.
Les principales responsabilités :
- Aider la présidence dans toutes les affaires de l'association.
- Exercer toutes les fonctions de la présidence en cas d'absence ou d'incapacité d'agir.
- En cas de départ, assumer la présidence jusqu'à la nomination d'un nouveau ou d'une nouvelle présidente par l'assemblée générale.
Le secrétariat
Plusieurs membres recherchent des renseignements qui se trouvent dans les documents officiels de l'association; le ou la secrétaire du CA peut les aider à les y trouver car c'est la mémoire de l'association.
Les principales responsabilités :
- Rédiger les ordres du jour des assemblées générales et des réunions du CA et les faire parvenir aux membres concernés dans des délais prévus.
- Prendre note des échanges et des décisions pendant les réunions du CA et les assemblées générales et rédiger les procès-verbaux.
- Classer et conserver tous les documents reçus ou rédigés par le CA en rapport avec l'association.
La trésorerie
D'où vient l'argent? À quoi sert-il? Combien reste-t-il en caisse? Voilà trois des questions auxquelles le trésorier ou la trésorière devrait pouvoir répondre. Il ou elle doit toujours être en mesure de fournir un portrait exact de la situation financière de l'association.
Les principales responsabilités :
- Tenir à jour les livres comptables de l'association.
- Conserver et classer tous les documents (factures, talons de chèques, reçus, etc.).
- Effectuer les dépôts et payer les comptes.
- Signer les chèques avec un autre signataire autorisé par le CA.
- Produire un rapport financier annuel et le présenter au CA et à l'assemblée générale.