Récemment, une locataire siégeant sur le Conseil d’administration d’un office d’habitation nous a posé cette question : « Est-ce que je peux garder les différents papiers qui sont distribués lors de la réunion du CA de l’office quand la rencontre est terminée ? » La réponse est simple : Oui! En fait, non seulement avez-vous le droit de conserver une copie des différents documents, tels que états financiers, budgets, projets de règlements, propositions, procès-verbaux, évaluation du directeur, rapports sur l’état des logements, etc. mais vous en avez le devoir au yeux de la loi.
En tant que membre du conseil d’administration d’un office, vous devez respecter plusieurs lois, dont la Loi des compagnies du Québec, la Loi de la Société d’habitation du Québec, le Code civil du Québec et le Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d’un office d’habitation.
En vertu de ces différents textes, les membres du conseil d’administration de l’office sont tenus de faire preuve de prudence, de diligence, d’honnêteté et de loyauté.
En pratique, cette obligation se traduit par des gestes concrets dont : Assister à toutes les réunions du conseil ;
- S’assurer d’avoir reçu (et exiger de recevoir), avant chaque réunion, tous les documents préparatoires à la réunion et à la prise de décisions ;
- Lire avec attention l’ordre du jour, tout document d’information ainsi que le procès-verbal de la réunion précédente afin de s’assurer de leur conformité ;
- Conserver les documents distribués aux membres du CA ainsi que les notes personnelles prises lors des réunions pour s’y référer au besoin.
En plus, en tant que représentant des locataires, il est normal que vous discutiez avec les locataires des enjeux qui seront débattus au CA afin de vous assurer de bien représenter les intérêts et les préoccupations des locataires. C’est d’ailleurs le rôle du Comité consultatif des résidant-e-s (CCR) de vous appuyer dans ce sens. Mais afin de pouvoir vous aider, le CCR a besoin d’avoir accès à toute les informations utiles qui sont disponibles, notamment l’ordre du jour indiquant les points qui seront discutés au CA de l’office (Lire Un bon conseil, no 5 pour savoir ce qui doit demeurer confidentiel dans les réunions du CA de l’office).
Une fois que la réunion du CA a eu lieu, il est de votre devoir de faire rapport aux personnes qui vous ont élu comme le précise l’article 5 du Code de déontologie. Pour ce faire, il est indispensable que vous ayez en main votre copie des documents les plus importants.