Dans plusieurs offices, le mois de mars est celui du renouvellement des baux.
La moitié des locataires de HLM au Québec, généralement dans les plus petit offices, ont le 1er juillet comme date de renouvellement automatique de leur bail et doivent donc fournir à l'office, trois mois à l'avance, leurs preuves de revenu, notamment leur avis de cotisation. Dans les plus gros offices, les dates de renouvellement des baux sont souvent échelonnées sur les douze mois de l'année pour éviter d'avoir un trop grand nombre de dossiers à traiter en même temps.
Pour certains locataires, il s'agit d'une corvée annuelle qui peut s'avérer difficile. Il faut faire, ou faire faire, rapidement son rapport d'impôt, remplir le formulaire de renseignements pour la détermination du loyer et s'assurer de porter le tout à l'office dans les bons délais. Dans le cas des familles, des attestations d'étude pour les enfants peuvent être demandées ainsi que des relevés de pension alimentaire.
Certains offices, notamment Québec, utilise l'article 19 du Règlement sur les conditions de location pour procéder à une indexation automatique des loyers dans le cas des locataires n'ayant pas de changement dans la composition de leur ménage et ayant des revenus prévisibles comme la pension de la sécurité de la vieillesse. Cela permet de ne pas demander chaque année les preuves de revenu et de faire les augmentations de loyer en fonction de l'indexation des montants de pension qui est public. Dans de tels cas, l'office fait une vérification seulement tous les trois ans.
Ce qui est également très bien, c'est que certains offices d'habitation, comme l'OH de Longueuil, ont eu la bonne idée de faire l'effort de sortir de leurs bureaux pour aller directement dans les immeubles pour procéder au renouvellement des baux. Les locataires ont même un rendez-vous personnalisé avec une heure précise pour éviter les files d'attente. Sur place, l'office fait la numérisation des documents et s'assure d'avoir tout ce qui faut pour renouveler le bail de chaque locataire.
C'est une belle initiative qui mérite d'être soulignée car elle démontre concrètement comment les services aux locataires peuvent être améliorées. Cela élimine beaucoup de stress pour certaines personnes à mobilité réduite ou inquiètes de fournir les bons documents. Ça permet aussi aux locataires de rencontrer le personnel de l'office même si l'office administre des logements dans plusieurs municipalités.
Votre office a-t-il ce souci de bien servir les locataires ?