« Ce qui se dit au CA reste au CA ».
Bien des locataires sur les conseils d’administration se sont faire dire cette phrase et en concluent qu’ils ne peuvent rapporter aux autres locataires les décisions et les projets du conseil d’administration. Pourtant, la réalité est bien plus nuancée que cela.
La vérité est qu’en tant que représentant-e des locataires, vous avez l’obligation d’informer les locataires de l’essentiel de ce qui est discuté au conseil d’administration de l’office ! Seuls certains aspects vraiment spécifiques et exceptionnels doivent être tenus secret.
Pour savoir ce que vous pouvez rapporter aux locataires, il est utile de se référer au Code de déontologie des administrateurs d’offices d’habitation.
L’article 1 du Code souligne qu’il vise à favoriser la transparence afin d’assurer la réalisation de la mission de l’office. L’article 5 du Code indique que le devoir de discrétion n’a pas pour effet d’empêcher un administrateur de faire rapport aux personnes l’ayant élu.
Pratiquement, en tant qu’administrateur-trice, les seules informations qui doivent être gardées secrètes sont les suivantes : • Les informations nominatives.
C’est à dire les informations qui identifient une personne.
Par exemple, vous ne devez pas dire que madame X qui habite l’appartement Y a des retards de paiement de loyer.
- Les informations financières touchants les appels d’offre. Si vous dites quel montant l’office est prêt à dépenser pour des travaux, il est possible qu’un entrepreneur utilise cette information pour préparer son offre de services.
- Les informations touchant la rémunération du personnel de l’office.
- Les délibérations du conseil. Vous ne pouvez pas dire : « Le président de l’office a dit ABC, et le secrétaire à répondu DEF ».
Par contre, vous pouvez informer les locataires du résultat des délibérations en disant : « Le conseil a pris la décision XYZ ».
Finalement, il est possible que, dans certains dossiers et de façon extrêmement exceptionnelle, le CA décide d’un huis clos. Il peut s’agir de situations où il y a des poursuites légales en jeu par exemple. Il est rarement nécessaire pour un office de prendre une telle mesure plus de une fois par trois ou quatre ans.