Lorsqu'il n'y a pas d'association de locataires, il revient à l'office de décider de la gestion de ses salles communautaires. L'OH a le pouvoir de décider de leur aménagement, des activités qui y seront permises et des heures d'ouverture. Celles-ci peuvent être ouvertes ou fermées à la discrétion de l'office.
Par contre, lorsqu'il existe une association de locataires, l'office a l'obligation de lui déléguer la gestion de la salle selon certaines conditions. Dans sa directive sur la participation des locataires, la Société d'habitation du Québec indique que la reconnaissance d'une association de locataires implique «notamment la délégation de la gestion des salles communautaires dans le cadre d’une entente à convenir avec l’OH».
Cette délégation du pouvoir de gérer la salle n’est cependant pas absolue et l’office, comme propriétaire, peut utiliser la salle de manière occasionnelle afin de répondre à ses besoins.
Il revient alors au comité des locataires d'établir des règles pour assurer le bon fonctionnement de la salle communautaire. Ces règles devraient être soumises pour adoption à l'ensemble de vos membres lors d'une assemblée générale.
En s'assurant de la collaboration des membres face à toutes les règles d'utilisation de cette salle, l'association s'évite bien des problèmes. Voici les démarches à entreprendre en regard de la gestion de la salle communautaire :
- Discuter des questions suivantes avec l'ensemble des membres : heures d'ouverture et de fermeture, procédure de réservation de la salle, etc.
- Établir des règles de bonne conduite qui seront affichées dans la salle.
- Respecter les lois et règlements en regard des activités qui se déroulent dans la salle, par exemple l'interdiction de fumer dans les lieux publics.
- Si un spectacle ou un événement public a lieu dans la salle, l'association doit se plier aux règlements municipaux tels que l'affichage extérieur, l'ordre et la sécurité.
Il faut savoir doser les contraintes du savoir-vivre collectif et la souplesse qui en feront un lieu accueillant et chaleureux. Dans beaucoup de villes, le comité consultatif des résidant-e-s (CCR) fixe des règles générales qui peuvent facilement être reprises par les associations locales.
Plusieurs OMH signent avec leurs associations de locataires une entente de gestion des salles communautaires. Ces ententes ont l'avantage de clarifier les responsabilités de chacun face à l'utilisation de la salle et l'entretien.
Sachez que l’OH retient du montant annuel de la subvention 0,50 $ par logement afin de payer une assurance responsabilité civile pour les administrateurs de l’association ainsi qu’une assurance aux associations pour le dédommagement, jusqu’à concurrence de 5 000 $, pour la perte de biens meubles. Vous êtes donc assurés s'il se passe des ennuis dans la salle.
Photo: Les règles de bonne conduite du CCR de l'Outaouais.
