En vertu de la directive sur la participation des locataires émise par la SHQ, une association de locataires n’est pas tenue d’être légalement constituée pour être reconnue et financée par son office d’habitation. Il n’est donc pas nécessaire d’être incorporée en personne morale à but non lucratif et de détenir une charte pour recevoir sa subvention de fonctionnement de 30 $, par logement, par année de la part de l’office.
Il peut cependant être plus difficile d’ouvrir un compte de banque au nom de l’association dans certaines institutions qui exigent une preuve d’incorporation mais il existe une entente avec le réseau des caisses Desjardins pour ouvrir un compte sans détenir une incorporation.
https://flhlmq.com/fr/article/ouvrir-un-compte-bancaire-pour-ladl-ou-le-ccr
C’est pourquoi la majorité des associations ne sont pas incorporées et ne détiennent pas de charte dans nos immeubles.
Cependant, il existe des avantages bien réels à détenir une incorporation même si cela comporte plusieurs règles administratives à respecter. Le principal avantage est de pouvoir soumettre des demandes de subvention à des institutions publiques ou des entreprises privées qui, très souvent, exigent une incorporation légale comme condition d’admissibilité. Certaines associations de locataires contournent cet obstacle, par exemple pour obtenir un chèque du député ou se partager une subvention du programme Nouveaux-Horizons au fédéral, en passant par un autre groupe communautaire, dûment incorporé, qui agira comme parrain pour recevoir la subvention et la reverser aux locataires.
Sauf que, dès qu’il est question de soumettre des projets d’envergure auprès de différents bailleurs de fonds ou d’engager des employé-e-s, il est essentiel de s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises et d’obtenir un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). Cette immatriculation coûte autour de 300 $ la première année et doit ensuite être renouvelée chaque année au coût de 39 $.
La principale difficulté rencontrée par beaucoup d’associations de locataires de HLM est de tenir à jour, annuellement, la liste des membres de leur conseil d’administration. Le Registraire demande le nom de famille, le prénom, la date de naissance, la durée du mandat, les fonctions actuelles, l'adresse du domicile et, s'il y a lieu, l'adresse professionnelle de chaque administrateur-trice, ainsi qu’une copie d'une pièce d'identité valide délivrée par une autorité gouvernementale.
Il revient donc aux membres du conseil d’administration de chaque association de décider s’il vaut la peine de s’immatriculer ou non dépendamment des activités et des projets que vous voulez réaliser. Il est possible d’immatriculer une association en tout temps, autant à la création que plusieurs années plus tard.
Pour avoir plus d’information sur les tarifs : https://www.quebec.ca/entreprises-et-travailleurs-autonomes/tarifs-registraire-entreprises/personne-morale-sans-but-lucratif#note-table-2-1