Le mois dernier, Élisabeth Pham de la FLHLMQ a été sollicitée pour prêter mains fortes à une association de St-Jean-sur-Richelieu afin de préparer son rapport financier pour la tenue de son assemblée générale annuelle dans les premiers mois de 2024.
Il a fallu toute une journée pour démêler les finances de l’association puisque des erreurs de manipulation ont été faites. Nous constatons que plusieurs associations font ce genre d’erreurs par méconnaissance ou mauvaises habitudes et non par mauvaise foi.
Pour éviter de vous retrouver dans des situations critiques, voici quelques rappels des bonnes pratiques à appliquer dans la gestion de vos affaires quotidiennes qui, du même coup, vous protégeront en évitant la propagation des ragots.
- Tenir sa comptabilité de façon régulière ;
- Entrer en ordre chronologique vos entrées et sorties d’argent dans le Grand Livre ;
- Bien identifier chacune des factures de dépenses (quoi, activité) ;
- Tenir une comptabilité à part pour chacune de vos activités (ex. : cantine, bingo, souper communautaire, etc.);
- Avoir une petite caisse qui sert uniquement pour les dépenses et qui est toujours du même montant (ex. : 200$) ;
- Ne pas utiliser la petite caisse comme un compte de banque;
- Ne jamais remettre d’argent dans la petite caisse;
- Ne pas mélanger les entrées et sorties d’argents;
- Renflouer la petite caisse (du montant équivalent aux factures que vous avez en preuves) lorsqu’il ne vous plus assez d’argent. Ex. : S’il vous reste 20$ en argent, vous devez avoir 180$ en factures. Il vous faut donc renflouer votre petite caisse de 180$.
N’hésitez pas à communiquer avec la FLHLMQ si vous avez besoin d’aide.
Pour en savoir plus :
Photo: France Chapdeleine, présidente du comité du 145 Latour à Saint-Jean et Élisabeth Pham de la FLHLMQ.