Tous les offices d’habitation du Québec ont reçu, en avril 2024, un avis de la Société d’habitation du Québec leur indiquant qu’ils doivent remettre les coordonnées des locataires aux associations et aux comités consultatifs des résidant-e-s (CCR) qui en font la demande.
Comme on l’a vu durant la COVID, c’est utile d’avoir le nom et les coordonnées des locataires qui sont membres de notre association pour différentes bonnes raisons :
- Pour inviter à nos activités les plus importantes ;
- Pour faire une consultation téléphonique ou par courriel ;
- Pour faire une chaîne téléphonique pour le déneigement, un exercice d’incendie, etc. ;
- Pour convoquer aux assemblées générales ;
- Pour savoir qui a le droit de voter et de se présenter candidat-e-s aux élections.
L’article 58.8 de la Loi sur la Société d’habitation du Québec stipule : « qu’un office doit, à la demande de l’association de locataires reconnue ou du comité consultatif de résidants de l’immeuble qu’il administre, lui transmettre les noms et les coordonnées des locataires qui habitent cet immeuble. À cette fin, l’office doit obtenir préalablement l’accord des locataires concernés ». Ces informations sont à l’usage exclusif des dirigeants des associations et ne doivent être utilisées que dans le cadre des activités de l’association ou du CCR. De plus, c’est une exigence prévue dans le Code civil du Québec (art. 342) et dans la Loi sur les compagnies (art. 223) que chaque organisme tienne à jour une liste de ses membres.
Il vous suffira d’en faire la demande officielle à votre office en utilisant le modèle de lettre de demande disponible (cliquer sur le modèle à la fin de l'article). Il faut cependant être conscient que ce ne sont pas nécessairement tous les locataires qui accepteront de donner leur accord pour que l’office puisse vous donner leurs coordonnées personnelles. Il demeurera possible pour vous de compléter votre liste en récoltant, vous-mêmes, les noms, numéros de téléphone ou adresses courriel des autres locataires de vos HLM.
Pour garantir la protection des renseignements personnels qui vous seront remis par votre office, il est important que votre association ou que votre CCR fasse adopter en assemblée générale des règles précises qui seront incluses dans vos règlements généraux. Un modèle de proposition pour assurer la confidentialité est également disponible (cliquer sur le modèle à la fin de l'article).
Espérant que cette mesure vous permettra d’atteindre encore mieux votre objectif, qui est de rassembler l’ensemble des locataires dans l’amélioration de leur qualité de vie et de renforcer votre vie associative.