Dans le cadre de l’École des HLM, la fédération a tenu une formation spéciale sur l’animation des réunions. Nous partageons ici le PowerPoint qui donne des bons trucs pour une belle rencontre ainsi qu’un exemple de code d’éthique.
Tout d’abord, les locataires ont parfois beaucoup de réunions. Le sondage fait auprès des participant.e.s au zoom du 26 février montre que la moitié ont plusieurs réunions par semaine. Ces réunions s’ajoutent à des formations et des activités. On comprend donc l’importance que toutes ces réunions soient nécessaires et nous permettent de prendre des décisions en ayant du plaisir.
Une fois qu’on a décidé du nombre de réunions dont on a besoin, c’est important de choisir quelle est la meilleure façon de tenir cette rencontre. Est-ce qu’on se voit en personne ou par visioconférence ? Même si c’est plus facile de créer des liens et d’avoir des discussions dans une rencontre en personne, ce n’est pas toujours possible. Parfois, les gens ne veulent ou ne peuvent pas sortir l’hiver, parfois ils n’ont pas d’autos, etc. C’est surtout vrai pour les CCR. Si on fait le choix de se voir dans la salle communautaire, il faut s’assurer qu’on est capable de bien accueillir tout le monde, d’offrir du café et de rembourser le kilométrage dans le cas des CCR. Si on fait le choix de se voir en visioconférence, il faut s’assurer que les locataires disposent d’une connexion et savent utiliser zoom. Dans ce cas-ci, le branchement de toutes les salles communautaires au Québec est primordial !
Finalement, qu’elle soit en personne ou en zoom, trois éléments feront toute la différence pour une réunion réussie :
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Elle est conviviale : on accueille le monde avec un sourire et un café. Il y a assez de chaises autour de la table ou les caméras sont ouvertes quand on est sur Zoom. On invite tout le monde à fermer son cellulaire et à respecter les tours de parole, etc.
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Elle est bien préparée : l’ordre du jour envoyé d’avance est clair, les points sont minutés pour qu’on puisse passer au travers des sujets. La personne qui anime explique chaque point et précise si on a besoin de prendre une décision. Les bonnes personnes ressources ont été invitées.
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Elle est bien animée : avec une main de fer dans un gant de velours, le/la président.e distribue les tours de paroles et invite les gens à avoir de courtes interventions, sans répéter ce qui a déjà été dit. On peut aussi faire des tours de table pour susciter la participation du plus grand nombre. Parfois, il faut oser couper le sifflet aux plus tannants, c’est une question de respect!
Une réunion bien préparée et bien animée va permettre de prendre des décisions. Tout le monde est satisfait car il a pu s’exprimer. En répétant et appliquant toujours les mêmes règles, tout le monde va se sentir respecté. Et surtout, n’oubliez pas d’avoir du plaisir et de rire, notamment à la pause !