Gérer une salle communautaire, c'est d'abord établir son fonctionnement interne. Il faut savoir doser les contraintes du savoir-vivre collectif et la souplesse qui en feront un lieu accueillant et chaleureux. Gérer une salle communautaire, c'est aussi voir à faire respecter les lois et règlements existants sur le territoire où se situe l'immeuble. Plusieurs OMH signent avec leurs associations de locataires une entente de gestion des salles communautaires (cliquez sur ici pour un modèle). Ces ententes ont l'avantage de clarifier les responsabilités de chacun face à l'utilisation de la salle et l'entretien.
Il faut savoir que depuis le 1er janvier 2008, toutes les associations de locataires bénéficient automatiquement d'une assurance responsabilité civile et matérielle (pour un maximum de 5 000$ de biens). Le montant de celle-ci est déduit de la subvention annuelle de l'association. Cette assurance permet d'être protégé en cas d'incident lors d'activités.
En s'assurant de la collaboration des membres face à toutes les règles d'utilisation de cette salle, l'association s'évite bien des problèmes. Voici les démarches à entreprendre en regard de la gestion de la salle communautaire :
- Discuter des questions suivantes avec l'ensemble des membres : heures d'ouverture et de fermeture, procédure de réservation de la salle, etc. Établir et faire appliquer les règles qui découlent de ces discussions;
- Respecter les lois et règlements en regard des activités qui se déroulent dans la salle, par exemple l'interdiction de fumer dans les lieux publics.
- Si un spectacle ou un événement public a lieu dans la salle, l'association doit se plier aux règlements municipaux tels que l'affichage extérieur, l'ordre et la sécurité. L'associaition doit vérifier les dispositions qui s'appliquent dans la municipalité et s'y conformer.
La salle communautaire, c'est le cœur de l'association de locataires ; il doit battre au rythme des besoins des membres et être rempli de joie de vivre et d'harmonie.