La loi est claire : chaque office doit créer un CCR. C'est donc à l'office que revient la responsabilité de convoquer les associations de locataires pour former ce comité et fournir le soutien et l'information nécessaires à son bon fonctionnement. En vertu de l'article 58.4 de la Loi sur la SHQ, l'office a la responsabilité de nommer les membres du CCR si les associations de locataires reconnues par l'office ne réussissent pas à le faire.
Au besoin, l'office doit appuyer les travaux de son CCR :
- En assumant le secrétariat des rencontres et la production du procès-verbal si les membres sont incapables de le faire eux-mêmes;
- En fournissant tous les documents utiles aux discussions du CCR (budget, PPI, règlements, politiques, ordre du jour et procès-verbaux des CA auxquels les informations personnelles et confidentielles auront été retirées);
- En consultant annuellement le CCR sur les orientations et les choix budgétaires de l'office ainsi que sur l'élaboration du PPI pendant le processus qui précède l'approbation du budget et du PPI;
- En informant le CCR, au moins sept jours avant toute prise de décision au sujet des projets de politiques ou règlements touchant directement les locataires pour que celui-ci puisse émettre un avis s'il le désire;
- En permettant au CCR, s'il le désire, de rencontrer au moins une fois par année le conseil d'administration de l'office;
- En remboursant les frais de transport et les frais de garde engendrés par la participation des locataires au CCR. Plusieurs offices ont choisi de donner un petit budget de fonctionnement au CCR pour favoriser son autonomie et la participation de ses membres à certaines activités.
Le point de vue de quelques directeurs concernant l'utilité du CCR
Selon le directeur de l'Office du Lac-Etchemin, Hervé Gagnon, le CCR « facilite la compréhension des locataires concernant l'administration ». Sur les 33 locataires que compte le HLM, 10 sont membres du CCR. Le comité a étudié le plan triennal des réparations et les règlements de l'immeuble, a discuté des animaux, de la décoration et a décidé du nombre ainsi que de l'emplacement des balançoires.
À Saint-Nicéphore, où il y a 24 logements pour personnes âgées, le CCR réunit 7 locataires. Selon la directrice, Lucille Mathieu, «c'est notre association de locataires qui est très bien organisée et très active qui fait office de comité consultatif pour éviter le dédoublement. Ils ont fait beaucoup de suggestions au budget 2004 tout en comprenant qu'on doit avoir des priorités. Ils s'impliquent dans les travaux de jardinage.»
À Saint-Jacques-de-Parisville, tous les locataires siègent au comité (7 sur 7) car la directrice organise deux assemblées de consultation par année. «Les locataires apprécient beaucoup, il pourrait même y avoir plus de réunions. Nous pouvons dire que c'est comme leur association puisqu'ils peuvent se prononcer sur tous les sujets qui les préoccupent», explique la directrice, Ginette C. Bisaillon. Parmi les sujets discutés : l'importance d'avoir des assurances, de ne pas ouvrir la porte à n'importe qui, la gestion du stationnement des visiteurs, la répartition du jardin aux locataires intéressés, la demande prioritaire d'installer des laveuses/sécheuses au 2e étage, exercice de feu avec une démonstration de l'utilisation d'un extincteur et distribution d'étiquettes à placer aux fenêtres des personnes malentendantes.