Depuis des années, les locataires siégeant au CA des offices sont déchirés entre deux discours. Plusieurs offices affirment que ce qui se discute et ce qui se décide au CA doit rester confidentiel et que, par conséquent, les deux personnes représentantes des locataires n'ont pas le droit de divulguer des informations aux autres locataires. De plus, plusieurs offices considèrent que les problèmes des locataires n'ont pas à être discutés au CA car cela est du ressort du directeur ou de la directrice.
Transparence et discrétion
À la FLHLMQ, on incite les représentants et les représentantes des locataires à faire connaître les décisions prises au CA de l'office, notamment en diffusant les procès-verbaux des réunions, en prenant de soin de biffer les informations confidentielles, et à faire inscrire à l'ordre du jour du CA un point statutaire concernant les problèmes des locataires.
On peut facilement comprendre que les représentant-e-s des locataires se sentent pris entre deux feux et ressentent un sentiment d'insécurité. Le code déontologie des administrateurs vient clarifier cette question de confidentialité. L'article 5 indique que «l'administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance (...) et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l'information ainsi reçue». La lecture de ce seul paragraphe peut laisser supposer qu'un administrateur doit demeurer muet comme une carpe sur tout ce qui se passe au CA.
Heureusement, il est suivi d'un 2e paragraphe qui vient nuancer le sens du premier en précisant que «cette obligation n'a pas pour effet d'empêcher un administrateur de faire rapport à la personne l'ayant nommé ou aux personnes l'ayant élu, sauf si l'information est confidentielle suivant la loi ou si le conseil d'administration exige le respect de la confidentialité».
Pour comprendre comment démêler ces deux obligations, il faut se référer aux principes de la Loi sur l'accès à l'information des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Même si, en règle générale, l'ensemble des discussions et des décisions est de nature publique et peuvent être communiquées, certaines informations doivent demeurer confidentielles, notamment :
- Les informations nominatives (le nom des personnes concernées) pour protéger la réputation des individus;
- Le secret des délibérations: ne pas préciser qui a dit quoi lors des discussions;
- Les informations sur lesquelles un huis clos a été spécifiquement exigé.